“O objetivo aqui é transformar a mentalidade do tipo ‘esta maneira é como nós sempre fizemos isso’ para ‘como podemos fazer isso melhor?’”. A frase acima está sendo usada para destacar o tipo de mudança na gestão governamental no Colorado, nos EUA, enfatizada na página oficial de internet do governo no estado, onde vivem mais de 5,1 milhões de pessoas.
É com esse “pensamento” tipicamente lean que eles apresentam um relatório que resume todo o trabalho de implementação do Sistema Lean no governo desse estado norte-americano.
Na filosofia lean de gestão, é fundamental desenvolver uma mentalidade questionadora, desafiando a situação atual da organização, propondo uma situação futura melhor e agindo concretamente nessa direção.
Um dos objetivos básicos desse sistema de gestão é conseguir “enxergar” e expor os problemas dos processos tradicionais – que muitas vezes repetimos “cegamente” – questionando-se sobre algumas premissas básicas: será que esse processo que eu repito há tanto tempo realmente agrega algum valor ao que está sendo feito? E como é possível melhorar isso?
Só para se ter uma ideia dos resultados concretos conquistados, de outubro de 2011 a junho de 2013, o “Escritório de Planejamento e Orçamento do Estado”, setor ligado diretamente ao governador do Colorado, apoiou a implementação de 81 projetos lean em 16 departamentos do Poder Executivo, sempre visando melhorar os processos de governo. E contabilizam mais de 60 projetos já concluídos.
E, como frequentemente ocorre quando governos implementam o sistema lean, o estado do Colorado vem acumulando, segundo o relatório governamental, uma série de melhorias em diversos indicadores de desempenho. O governo dividiu os resultados dos projetos em ações que:
*Geraram economia de recursos
*Geraram economias de tempo
*Melhoraram indicadores de desempenho
Alguns exemplos concretos ao aplicar o lean em seus processos foram, por exemplo, reduzir em 64% a espera para internação em um de seus centros de saúde, o “Colorado Mental Health Institute”.
Reformulando um processo de geração de documentação fiscal em um departamento da Fazenda, o governo gerou, ainda, uma economia de cerca de 2,1 milhões de dólares. Com o lean, eles desenvolveram um novo processo para garantir que criminosos colocados em liberdade consigam obter mais rapidamente a documentação necessária, o que diminuiu em 15% o custo dessa geração de documentos no departamento de Justiça do Estado, facilitando o reingresso dessas pessoas na vida em sociedade.
Além disso, o governo também vem conseguindo eliminar processos burocráticos nas agências reguladoras do estado, o que resultou em menores taxas para a obtenção dos vários tipos de licenças governamentais, o que traz mais competitividade às empresas instaladas ali.
Dos 81 projetos de implementação lean feitos pelo governo, 45 deles, a maioria, foram direcionados para o que eles chamam de “melhorar a cultura do serviço de atendimento ao cliente”. No caso, cliente é o “cidadão”, que é quem paga os impostos e, portanto, paga as pessoas e os serviços prestados.
O governo do Colorado informa que, para que todo esse processo tenha continuidade, vem treinando, desde 2011, mais de 2.400 funcionários públicos acerca dos conceitos e técnicas lean. Os funcionários públicos vêm recebendo esses treinamentos de diversas formas. A maior parte deles de forma “e-learning”, ou seja, pela internet. Mas também em ações educativas realizadas diretamente nos projetos implementados e, além disso, em cursos e também em atividades de coaching.
Uma frase do governador Hickenlooper do estado do Colorado, eleito em 2011 e que iniciou esse movimento no governo, explica muito sobre uma essência importante do pensamento lean: “fazer um governo mais efetivo e eficiente significa ouvir os funcionários públicos e aprender com eles como podemos fazer melhor o nosso trabalho”.
Eis aqui outra base do sistema lean, ou seja, o desenvolvimento da capacitação das pessoas e a utilização de sua iniciativa e interesse em melhorar e se desenvolver. Já mostrei em coluna anteriores o movimento de implementar a gestão lean em governos dos estados norte-americanos de Ohio e de Washington.
Fazer esses questionamentos e melhorias nos processos governamentais e mudar a gestão adotando a filosofia lean têm trazido resultados no setor público onde quer que esteja sendo adotada.
Nesta atual fase do Brasil, de novos governadores e presidente eleitos articulando equipes e planos de governo, nunca é demais perguntar: alguém aí já ouviu um deles sequer falando coisas assim? Será que as principais lideranças políticas estão interessadas nisso? Até quando vai prevalecer a ideia de que é preciso gastar cada vez mais e obter cada vez menos resultados?
Não há saída favorável se não melhorarmos profundamente a gestão pública, fazendo muito mais e muito melhor com muito menos recursos. É disso que a nossa sociedade precisa.
*Autor: José Roberto Ferro, presidente do Lean Institute Brasil
