A documentação de cerca de 6 mil servidores do município já está digitalizada e organizada na Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos (Sema). Este processo continua em andamento e deve assegurar e melhorar o acesso ao histórico de cada servidor público da Prefeitura de Teresina.
“Com a documentação em meio digital, vai facilitar a localização das informações, acelerando os trabalhos da Secretaria e beneficiando diretamente as atividades de outros órgãos, como o Instituto de Previdência do Município de Teresina (IPMT), que nos solicita, com frequência, dados dos servidores que dão entrada em benefícios, como a aposentadoria”, explica o supervisor de Pessoal da Sema, Lyndon Johnson Dantas.
Ele explica que, nesta fase, estão sendo priorizados os prontuários dos servidores efetivos e aposentados. “Posteriormente, vamos dar início à digitalização dos dados dos servidores comissionados e assim por diante”, completa o supervisor. Lyndon Johnson pontua ainda que o processo de digitalização está a cargo de uma empresa terceirizada, mas que, futuramente, os próprios servidores da Sema irão fazer este trabalho.
A digitalização
Em média, cada prontuário tem de 20 a 40 páginas. A empresa responsável pela digitalização inicia o processo higienizando o material, tirando grampos e todas as manchas para, em seguida, tornar o documento digital. Após a digitalização, os documentos físicos são organizados por ordem alfabética conforme o padrão exigido pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) – órgão que regula todos os procedimentos desta natureza, seja em âmbito público ou privado.
