Toda a documentação dos servidores municipais de Teresina está passando por um processo de digitalização. Esta ação, organizada pela Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos (Sema), deve subsidiar outras atividades importantes da Prefeitura.
“Nosso objetivo é assegurar e melhorar o acesso ao histórico de cada servidor público. Pois, através da compilação destes dados em um sistema digital, vamos poder fazer o cadastramento dos servidores efetivos, bem como efetuar uma posterior auditoria da folha de pagamento. Estas informações também vão beneficiar diretamente as atividades do Instituto de Previdência do Município de Teresina (IPMT)”, pondera o secretário Paulo Dantas.
O processo de digitalização iniciou há cerca de dois meses e, aproximadamente, mil processos dos servidores municipais já foram digitalizados. Segundo Anderson Oliveira, diretor técnico responsável por esta ação, cada processo deste tem de 20 a 40 páginas. “Primeiro, nós recebemos o material a ser digitalizado. Em seguida, damos início ao processo de higienização, tiramos a sujeira, os grampos e todas as manchas do documento, para logo depois digitalizar”, explica.
Anderson Oliveira afirma que após a digitalização, os documentos físicos são organizados por ordem alfabética conforme o padrão exigido pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) – órgão que regula todos os procedimentos desta natureza, seja em âmbito público ou privado. “Neste primeiro momento, nossa prioridade são os documentos dos servidores municipais efetivos. Assim que concluirmos esta etapa, devem ser digitalizados os demais documentos, como os referente aos estagiários, comissionados e assim por diante”, completa.
A digitalização dos documentos selecionados como urgente devem ser concluídos até o mês de agosto deste ano. Ao todo, seis pessoas, de uma empresa terceirizada, estão trabalhando, diariamente, os dois turnos para agilizar o procedimento.
